Werkplek

Whitepaper: Hoe creëer ik een productieve werkomgeving?

Hoe creëer ik een productieve werkomgeving?

De transformatie naar een moderne werkplek

Het vergroten van de productiviteit van je werkplek heeft alles te maken met het verbeteren van de toegang tot informatie, het stimuleren van samenwerking en het vereenvoudigen van werkprocessen. Mobiliteit is hierbij het sleutelwoord. Medewerkers in iedere laag van de organisatie zouden de mogelijkheid moeten hebben om overal en op ieder moment van de dag te kunnen werken en vanuit iedere locatie in de wereld te kunnen communiceren met collega’s. Is hier in de huidige infrastructuur geen ruimte voor? Dan is het tijd voor een transformatie.

In dit artikel lees je hoe je ervoor kunt zorgen dat jouw medewerkers optimale productiviteit behalen.

Verouderde systemen zorgen voor oponthoud

Verouderde systemen zijn rigide en duur. Vaak houden ze processen juist op, in plaats van ze te versnellen. Ook lopen organisaties er vaak tegenaan dat ze enkele jaren terug nog hebben geïnvesteerd in oplossingen, die uiteindelijk minder toekomstbestendig bleken te zijn dan vooraf ingeschat. Om niet achterop te raken, is een grondige transformatie van uw digitale werkplek noodzakelijk.

Werknemers zijn vaak verder dan hun werkgever

In onze sterk digitaliserende wereld is vrijwel ieder individu non-stop verbonden met zijn of haar omgeving. Jouw werknemers zijn volledig digitaal geïntegreerd en maken in hun persoonlijke omgeving gebruik van de modernste tools en applicaties. Vaak blijkt dat werkgevers minder snel zijn met het omarmen van nieuwe technologieën.

Werknemers verwachten dat zij ook op hun werk beschikking hebben over een optimaal functionerende technische omgeving. Ze eisen dat apparaten en applicaties continu presteren en dat ze direct en op iedere locatie toegankelijk zijn. Als hun ervaring niet voldoet aan de verwachtingen, zullen ze procedures proberen te omzeilen. Dit kan zorgen voor problemen op het gebied van veiligheid.

Hoe maak ik de transitie?

IT-omgevingen die niet meebewegen met de digitaliserende wereld, hebben een transformatie nodig. Vaak ontbreekt het echter aan een proactieve houding ten opzichte van het vernieuwen van processen en technologieën. Veel IT-afdelingen hanteren de zogenaamde 80/20 regel. Dit houdt in dat ze 80 procent van hun budget besteden aan het in stand houden van de bestaande infrastructuur en slechts 20 procent besteden aan nieuwe ontwikkelingen. Voordat je kunt transformeren, moet je ervoor zorgen dat er vanuit het management draagvlak is om de werkplek te moderniseren. Is dit gelukt? Dan kun je aan de slag met het transitieproces. Aan de hand van onderstaande stappen ben je in staat om de omslag te maken van een rigide werkplek, naar een vooruitstrevende werkomgeving.

1.      Formuleer een visie en strategie

Wil je een definitieve stap zetten richting een moderne werkomgeving, dan is het van belang om een goed doordachte visie te formuleren. Daarnaast helpt een concreet strategisch plan bij het stellen van prioriteiten. Dit plan kan fungeren als blauwdruk voor de rollen die zijn weggelegd voor de verschillende afdelingen en de bijbehorende onderlinge relaties. Daarnaast moet er een overzicht gemaakt worden van de te gebruiken bestaande en nieuw aan te schaffen technologieën.

2.      Creëer betrokkenheid onder het personeel

Zoals bij iedere organisatorische verandering, is het belangrijk dat alle stakeholders betrokken worden bij het veranderingsproces. Zonder betrokkenheid, is er geen draagvlak en zullen mensen hun eigen methoden blijven toepassen. De IT-afdeling en personeelszaken zullen er zorg voor moeten dragen dat werknemers tijdens het proces samenwerken, uitdagingen aangaan en elkaar helpen bij het in gebruik nemen van nieuwe werkmethoden.

3.      Voer benodigde organisatorische wijzigingen door

Gedurende het transformatieproces zal blijken dat bepaalde interne processen, organisatorische structuren en culturele kenmerken zullen moeten worden aangepast aan de nieuwe technologieën. Om dit te kunnen realiseren moet er een plan opgesteld worden. In dit plan zullen de volgende vragen aan bod komen:

  • Hoe dienen personeelsleden te worden getraind?
  • Welke additionele vaardigheden moeten nieuwe werknemers hebben?
  • Hoe wordt de verantwoordelijkheid over de nieuwe werkzaamheden verdeeld?
  • Wat zijn de standaardprocedures voor de nieuwe projecten?

4.      Neem afscheid van overbodige activiteiten

Het implementeren van nieuwe werkmethoden, zorgt er automatisch voor dat een aantal bestaande methoden hun waarde verliezen. Je moet kiezen of je deze processen wilt aanpassen en hergebruiken of dat je er definitief afscheid van wilt nemen. Als je ervoor kiest om de processen te behouden, is het belangrijk om een analyse te doen van de huidige toepassing ervan, de mogelijkheid om de processen te verbeteren en of deze kunnen worden aangepast aan de nieuwe technologieën. Om dit te kunnen realiseren moet er een plan opgesteld worden. In dit plan zullen ook de volgende onderdelen aan bod komen.

5.      Zorg dat nieuwe applicaties aansluiten bij de behoeften van uw werknemers

Werknemers verwachten dat de programma’s waarmee ze gaan werken naadloos aansluiten op de bronnen en applicaties die ze dagelijks gebruiken. Voordat u keuzes gaat maken over welke programma’s u wilt gaan introduceren, is het verstandig om eerst informatie in te winnen over huidige trends en populaire tools onder werknemers.

6.      Analyseer de impact van nieuwe initiatieven

Het is uiteindelijk de bedoeling dat alle nieuwe werkmethoden en programma’s een positieve bijdrage leveren aan de productiviteit van de werknemers. Het is daarom van cruciaal belang dat je voorafgaand aan de implementatie van de nieuwe initiatieven doelen stelt. Op deze manier kun je na de implementatie analyseren of de acties het beoogde effect hebben gehad.

Slimme oplossingen om je werkplek te moderniseren

De razendsnelle technologische ontwikkelingen van de laatste jaren kunnen een grote toename van efficiëntie teweegbrengen. Volgens onderzoeksbureau Gartner zijn er vier elementen waarop je je  moet richten bij het innoveren van uw IT, namelijk Cloud, mobile, big data en social. Door deze vier onderdelen aan te pakken, kun je ervoor zorgen dat werkprocessen een stuk efficiënter worden. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van oplossingen die je kunnen helpen bij de transformatie naar een moderne werkomgeving.

Slimme samenwerkingsoplossingen

Door slimme samenwerkingsoplossingen te implementeren, maak je het mogelijk om personeel vanuit ieder werelddeel met elkaar te laten communiceren en samen te laten werken aan projecten. Voorbeelden hiervan zijn Office 365 en Skype voor bedrijven. Deze oplossingen kunnen de telefoon- en reiskosten binnen jouw organisatie flink omlaag brengen en de winst per werknemer verhogen met duizenden euro’s op jaarbasis.

The intelligent workplace

Intelligent workplace-oplossingen maken het mogelijk om – aan de hand van betere diagnoses, automatisering, zelfservicemogelijkheden en persoonlijke ondersteuning – de productiviteit te verhogen en te zorgen voor meer tevredenheid onder medewerkers. Dit soort geïntegreerde oplossingen voor het beheer van de werkplek kunnen daarnaast supportkosten en operationele kosten drastisch omlaag brengen.

 

Tools voor het ontwikkelen van innovatieve apps

Door slimme apps te ontwikkelen, kun je de operationele efficiëntie verhogen en de digitale gebruikservaring van je personeel sterk verbeteren. Er zijn tools die je kunnen helpen bij het ontwerpen, creëren, testen, beveiligen, beheren en onderhouden van hoogwaardige bedrijfsapplicaties.

Moderne mobiliteitsoplossingen

Met ontwikkelingen zoals BYOD en het nieuwe werken is het noodzakelijk om jouw netwerk volledig mobiel te maken. Er zijn verschillende mogelijkheden om je personeel een optimale en betrouwbare on-site en remote gebruikservaring te leveren. Voorbeelden zijn managementtools voor unified wired en wireless infrastructuren en Cloud-oplossingen.

 

Het selecteren van de juiste technologieën en het zorgvuldig integreren hiervan kunnen je helpen om een stuk effectiever te worden, wat grote concurrentievoordelen kan opleveren.

Bron: www.transformyourit.com

Waarom Socia?

Voor elk budget bieden wij de best passende oplossing

Je eigen accountmanager voor al je ICT-vraagstukken

Certificeringen bij de bekende ICT-fabrikanten

Klantenservice op werkdagen van 08:00 tot 20:00

Meer dan 15 jaar ervaring

Vaste prijs voor elke dienst

Vakbeurzen

Je kent ons van

BNR Nieuwsradio en Radio 538

Je kent ons van

De Junkyardrace

Je kent ons van

Mud Masters

Je kent ons van

Klant of geen klant. Wij helpen je graag weer op weg!

Eerste hulp bij ICT problemen

Facebook, LinkedIn en YouTube

Volg ons op Social Media

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem contact op