Netbook gebruik in het voortgezet onderwijs

Iedere leerling moet de beschikking hebben over een netbook, zodat lesmateriaal digitaal aangeboden kan worden, zonder investering vanuit de onderwijsinstelling alsmede een algehele besparing op investeringen in ICT en een kostenreductie werklast vermindering op beheer.

Oplossing
OSG Piter Jelles heeft zich ten doel gesteld alle leerlingen te voorzien van een netbook zodat het lesmateriaal in de toekomst digitaal aangeleverd kan worden. Het idee is iedere leerling een gesubsidieerde netbook aan te bieden. OSG Piter Jelles heeft de subsidie ter beschikking gesteld uit het algemene automatiseringsbudget. OSG Piter Jelles kan door het aanbieden van een netbook het aantal openbare pc’s sterk verminderen, wat resulteert in een aanzienlijke besparing op service, ondersteuning, onderhoud en aanschaf op de vaste openbare pc’s en het beheer op server-gebied.

De besparing wordt volledig ingezet voor de aanschaf van de netbooks. Het resterende bedrag voor de aankoop wordt gezien als eenmalige bijdrage vanuit de ouders van de leerling. De leerling wordt hierdoor daadwerkelijk eigenaar en is derhalve verantwoordelijk voor het netbook.

De netbooks kennen een economische levensduur van drie jaren waarna een leerling een nieuw netbook krijgt aangeboden. Uitaard is elke school vrij om deze periode anders in te delen.

Het hoofddoel van OSG Piter Jelles is om het gehele traject inclusief de service achteraf volledig uit te besteden. Hierdoor wordt de automatiseringsafdeling van OSG Piter Jelles niet belast met vragen over de werking en eventuele problemen van het netbook.

Uitvoering
OSG Piter Jelles heeft Socia gevraagd om dit project van begin tot einde uit te voeren. Als eerste heeft Socia ter aankondiging alle in aanmerking komende leerlingen een brief verzonden met daarin een uitgebreide beschrijving over de bedoelingen van het project en hoe de leerling het netbook in eigendom kan krijgen. In de brief is duidelijk omschreven wat de sluitingsdatum is, de zeer aantrekkelijke prijs en de geboden subsidie en de te ondernemen stappen bij bestellen.

Socia heeft een speciale website opgezet waarop de leerling na registratie de aanschaf kon doen. Naast het netbook heeft Socia een aantal passende accessoires aangeboden. De leerling kon de gewenste artikelen aanklikken om vervolgens de bestelling afronden. Belangrijk hierbij is dat elke leerling zijn of haar leerlingnummer moet aangeven op de bestelling.

Na de sluitingsdatum zal Socia alle bestellingen bundelen en overzichtelijk op leeringnummer verpakken. De leerling ontvangt de gekochte artikelen dus in één grote omdoos met daarin het netbook en de bestelde accessoires. Op elke doos zit een sticker met daarop naam en leerlingnummer. Vervolgens worden de dozen per dependance op pallet gezet met duidelijk aangegeven welke leerlingnummers hierop staan. Al deze handelingen voert Socia uit om de uitgifte op school overzichtelijk te maken. Uiteraard kan u ook kiezen voor verzending direct naar het huisadres van de leerlingen.

Onoverkomelijk zullen er bij dit soort projecten doa’s (dead on arrival) of andere servicegevallen ontstaan. Socia heeft op de website de mogelijkheid geboden om een extra servicecontract ter uitbreiding op de fabrieksgarantie af te sluiten. Socia heeft hiervoor een samenwerkingsverband met de landelijk dekkende service-organisatie MSO. Alle gevallen van doa tot hulp bij het gebruik kunnen hier aangemeld worden.

Dus geen lastige klantenservice afdelingen en betaalde servicenummers, maar direct de ervaren medewerkers van MSO. Ook hiermee ontzorgt Socia de school. Uiteraard staat Socia altijd klaar bij escalaties of onduidelijkheden ook de leerling te woord te staan.

Hardware
In dit project is er unaniem gekozen voor een netbook van de fabrikant Lenovo. Lenovo staat bekend om haar kwalitatief hoogstaande robuuste producten. Aangezien leerlingen soms nog wel eens onzorgvuldig kunnen omgaan met hun spullen, is een degelijke netbook zeker aan te raden. Met een maximaal uitvalspercentage van 1% heeft Lenovo ook nu weer laten zien uitstekende producten te kunnen leveren. Zowel voor OSG Piter Jelles als Socia is het heel belangrijk om uitzonderlijke uitvalpercentages te vermijden.

Ook na de gehele uitlevering blijft Socia partner om te ondersteunen. Ook indien leerlingen zich later inschrijven, achteraf toch beslissen om een netbook aan te schaffen of andere situaties worden adequaat opgepakt en afgehandeld.

Als het gehele project is afgerond komt Socia langs om te evalueren hoe de bevinden zijn geweest en wat er bij een eventuele volgende keer anders moet. Uiteraard staat Socia volledig open voor opmerkingen en/of aanpassingen.

Deze uitwerking is volledig toegespitst op de wensen van Piter Jelles, maar afwijkende wensen vormen uiteraard geen enkel probleem. De school geeft uiteindelijk aan hoe een project ingevuld moet worden, tenzij men de voorkeur geeft aan advies en een project op maat. Indien gewenst komen wij vrijblijvend langs om extra uitleg te geven.

Henk Schlingmann
Hoofd facilitair & ICT OSG Piter Jelles

Schlingmann: “De doelstellingen en de uitdagingen stonden van meet af aan vast: een aanzienlijke reductie op ICT-kosten door investeringen op vaste apparatuur te verminderen en een werklast vermindering op beheer. Dit heeft geresulteerd in mijn plan leerlingen zelf te laten beschikken over een notebook, waardoor er geen desktops meer nodig zouden zijn. Door de verantwoordelijkheid bij de leerling te leggen vermindert het beheer aanzienlijk omdat dat beperkt is tot het beheren van een server – en netwerkomgeving en het faciliteren van een wireless internet verbinding. Het door besparingen vrijgekomen budget is deels als subsidie ingezet om de aanschaf van het notebook laagdrempelig te maken.

Socia heeft op een weldoordachte en efficiënte wijze invulling gegeven aan een door ons geïnitieerd plan, alle leerlingen te voorzien van een eigen gesubsidieerd notebook. Mede door een gedegen voorbereiding en een duidelijk plan van aanpak, was op voorhand exact duidelijk hoe er invulling gegeven zou gaan worden op de communicatieve en logistieke uitdagingen. Door gebruik te maken van een specifiek voor OSG Piter Jelles ingerichte website was bestellen en betalen voor leerlingen en ouders zeer eenvoudig. De centrale per klas en instelling opgesplitste uitlevering maakte het voor onze collega’s bij de verschillende vestigingen eveneens erg makkelijk en verliep zonder noemenswaardige problemen.

Aangezien Socia de volledige after sales en serviceafhandeling voor alle 700 notebooks voor haar rekening heeft genomen is ons veel werk bespaard gebleven.

Kortom: de wijze waarop Socia dit project heeft uitgevoerd bevestigt naar onze mening dat deze manier van investeren in ICT in het voortgezet onderwijs werkt en heeft ons doen besluiten dit voor de komende jaren voort te zetten.”