Structuur in het netwerk bij KVSA

Sinds de oprichting in 1876 is de Koninklijke Verenigde Scheepsagenturen een begrip in het Noordzeekanaalgebied. KVSA heeft een lange historie en heeft bijzondere ontwikkelingen doorgemaakt. Het bedrijf bestaat inmiddels uit twee hoofdtakken, te weten Maritiem & Logistiek en Data & Intelligence.  De eerste is een one-stop-shop voor reders en verladers en de tweede is dé facilitator in verdere optimalisatie van communicatie en informatievoorziening voor de maritieme en logistieke sector. Als het maar ‘een beetje om de scheepsvaart heen ligt’, kun je bij KVSA terecht.

KVSA Maritiem & Logistiek verzorgt vanaf de Felison Terminal een van haar grootste
klanten; DFDS, die dagelijks afvaart naar Newcastle.
Daarnaast worden vanaf die locatie jaarlijks zo’n 40 tot 60 schepen gelost en geladen waarvoor ook alle overige dienstverlening wordt geregeld. Verder is Maritiem & Logistiek agent voor rederijen in onder meer de visserij, droge bulk, ferry, tankervaart en de offshore windenergie.

De Data & Intelligence tak van KVSA heeft zich al ver voor de digitalisering toegelegd op communicatie en informatiedeling, in het bijzonder voor shipbrokers, rederijen, agenten en verladersgroepen.
De ontwikkelaars van KVSA kennen de ‘ins en outs’ van schepen en havens en zijn daardoor in staat om maritieme en logistieke data om te zetten in visies en die te vertalen naar gebruiksvriendelijke platformen en systemen.

Na jaren intensief en probleemloos gewerkt te hebben was de gehele IT-omgeving van KVSA aan vervanging toe. Enkele jaren geleden is er flink geïnvesteerd om een IT-datacentrum te faciliteren. In de loop der jaren heeft deze keuze niet het gewenste resultaat opgeleverd. Daarom is gekozen een andere weg in te slaan. Hierbij was het belangrijk de IT-omgeving te verkleinen en aan te passen aan de huidige wensen en eisen. Duidelijk was dat er een beheersbare, stabiele en flexibele IT-omgeving voor in de plaats moest komen.

Het doel van de samenwerking met Socia was in eerste instantie dan ook het ontrafelen van de enorme wirwar waar het netwerk in de loop der jaren naartoe was gegroeid. Omdat in het verleden telkens kleine stukjes aan het netwerk toegevoegd zijn, zonder een duidelijke strategie en de gehele serverruimte gevuld was met refurbished switches en losse onderdelen, liep alles door elkaar. Dit geheel werd in de lucht gehouden door een fulltime netwerkengineer. Dit alles kostte veel geld en tijd; een fulltime medewerker, stroomverbruik voor alle switches en het koelen van de switches. Aan Socia de taak om, als netwerkspecialist, structuur en meer stabiliteit aan te brengen in het netwerk en ook veiligheid in dit proces te realiseren.

Eind januari, begin februari is het project na een lange inventarisatie van start gegaan. Ondanks dat, leek het plannen een behoorlijke klus te worden door het enorme labyrint dat het netwerk geworden was. Mede door die onduidelijkheid is van meet af aan door beide partijen besloten om deze klus relatief oppervlakkig te plannen. Op voorhand dus niet te veel energie steken in plannen en organiseren, maar gaandeweg aanvoelen hoe het verder moest. Dat bleek de juiste aanpak want de medewerkers van Socia hebben in ‘relatieve rust’ het netwerk weten te ontrafelen en in kaart gebracht. Alle verschillende hardware-onderdelen en netwerken zijn daarna drastisch gereduceerd en redundant uitgevoerd. Met deze nieuwe opstelling heeft KVSA de IT-omgeving die past bij de huidige organisatie en de toekomstige plannen. Eenvoudig te beheren en te onderhouden.

Tevens heeft KVSA het onderhoud van de nieuwe IT-omgeving uitbesteedt aan Socia:

“De keuze voor Socia was simpel; na de plezierige ervaring met het netwerkproject is vertrouwen ontstaan. Als zich nu een issue voordoet weten we dat het snel wordt opgelost. Op dit moment draait de omgeving zeer stabiel en zijn er weinig issues. Binnenkort zullen de onderhoudsafspraken weer opnieuw bekeken worden om ze af te stemmen op de huidige situatie.”

Kijkend naar de te verbeteren punten, dan heeft dat voornamelijk betrekking op de communicatie bij issues. In sommige gevallen worden de issues te pragmatisch opgepakt zonder rekening te houden met de achterliggende oorzaak. Het is verstandiger en noodzakelijk om door te vragen zodat we echt tot de kern van een probleem/vraagstuk komen voordat er te snel op aannames gehandeld wordt. Dat vergeten we wel eens.

Richard Bakker, KVSA: “Ik ben erg tevreden over hoe het voortraject is gegaan voor het netwerkproject. Er is een technisch goede oplossing geboden waar we alleen op bepaalde onderdelen gedownscaled hebben omdat we simpelweg minder nodig hadden dan werd voorgesteld. Ook in dat opzicht is door Socia goed met onze organisatie meegedacht. De wisselwerking tussen de verschillende medewerkers die elkaar daarin kunnen uitbalanceren was prettig. Wat voor ons heel fijn werkte was de flexibiliteit bij het oppakken van dit project omdat simpelweg niet in kaart te brengen was wat we onderweg zouden tegenkomen. Voor ons heeft het heel goed uitgepakt dat er geen standaard werkwijze en planning gehanteerd hoeft te worden. Het doel om meer stabiliteit in het netwerk te creëren en de security beter te waarborgen is zeker gerealiseerd. Er is nu meer overzicht en zwakheden binnen het netwerk worden eerder opgemerkt en aangepakt. Onze organisaties passen gewoon goed bij elkaar, de hands-on mentaliteit en snel kunnen schakelen om dingen te regelen. Ook offertes krijg ik altijd snel aangeleverd. Het leveren van hardware en netwerkcomponenten voor een terminal hier in de haven van IJmuiden kon ook in hele korte tijd gerealiseerd worden, daar kijk ik met tevredenheid op terug.”