Ebbinge vertrouwt ICT-partner Socia

De complete ICT-infrastructuur vervangen, terwijl het overvolle databasesysteem van hetzelfde bedrijf overgezet wordt naar een nieuw systeem en de medewerkers gewoon verder willen werken. Dat was kort gezegd de opdracht die Ebbinge & Company medio 2013 neer heeft gelegd bij Socia. Met als deadline: december 2013. Socia zette alles op alles om de opdracht binnen deze korte periode te realiseren.

HR-advies, search en interim, dat zijn de drie pijlers van Ebbinge & Company. Ebbinge adviseert ondernemende organisaties bij de vertaling van hun strategie naar mensen en teams. Het bedrijf houdt zich bezig met de vraag ‘Hoe kan men talent binnen organisaties zo goed mogelijk tot uiting laten komen?’. Ze onderzoeken de organisatie van de klant en adviseren vervolgens hoe de juiste mensen op de juiste plek kunnen worden gezet. Dit kan door mensen op te leiden, door intern te schuiven, maar ook door mensen van buitenaf te halen. Ebbinge richt zich op het bovenste segment van de markt, met name de middelgrote ondernemende bedrijven. In grote lijnen zitten de klanten in drie sectoren: Handel & Industrie, Consumer & Retail en Publiek & Non-profit.

Het bedrijf bestaat inmiddels meer dan dertig jaar, waardoor ze een goede naam hebben ontwikkeld en een netwerk hebben opgebouwd van driehonderd tot driehonderdvijftig vaste klanten in de Benelux. De klanten worden bediend door zestig medewerkers in Amsterdam en vijf medewerkers in Brussel. “Om naar buiten toe zo goed mogelijk werk te leveren, moet het van binnen goed zitten bij een bedrijf”, vertelt Sacco van de Velde, een van de acht partners van Ebbinge, “ICT wordt daarin steeds groter en belangrijker.” Binnen Ebbinge was Van de Velde zeven jaar lang verantwoordelijk voor de IT-omgeving, en dan vooral voor de ICT-infrastructuur en werkplekken, de softwarelicenties van bijvoorbeeld het Microsoft Office-pakket en de configuratie van alle systemen, inclusief migratie van bestaande data.

Lappendeken aan systemen en applicaties
Door de jaren heen was door Ebbinge & Company weinig geïnvesteerd in ICT. Alleen de noodzakelijke dingen gebeurden, zoals het vervangen van een kapotte server of laptop. In 2013 bleek dat deze ad-hocwerkmethode in tien jaar tijd een lappendeken aan verschillende systemen en applicaties had opgeleverd. Ook was er sprake van achterstallig onderhoud.

Toch was dit voor Ebbinge niet de belangrijkste reden om de ICT infrastructuur te vernieuwen. Eind 2013 stond een vervanging van het databasesysteem op de planning. De database zou vanaf dan gehost worden, waar de rest van alle ICT-onderdelen mee om moet kunnen gaan. Daarnaast miste Van de Velde een vorm van gemak voor de consultants van Ebbinge, op het gebied van snelheid, toegankelijkheid, gebruik en mobiliteit.

RFP met strakke deadline
Voor de ICT-infrastructuur is een Request for Proposal (RFP) uitgeschreven en naar een aantal IT-bedrijven gestuurd. Zo ook naar Socia. Van de Velde: “Kortgezegd beschreven we in de RFP hoe de nieuwe infrastructuur wat ons betreft in elkaar moest zitten. We benoemden vooral de vier eerder genoemde punten: snelheid, toegankelijkheid, gebruik en mobiliteit. Aan de IT-partij de taak om dit zo goed mogelijk te ondervangen binnen de strakke tijdsplanning.” Martijn Bodt, senior accountmanager bij Socia, vertelt: “De deadline stond vast, maar verder mochten we volledig meedenken over de passende oplossing. Soms is een oplossing goed, maar niet de beste.”

Ongeschreven lette Ebbinge bij de gunning erop dat de IT-partij het probleem begreep en op dezelfde golflengte zat. Dit gebeurde door een werkgroep. Hierin zaten Maarten Swart (ICT-manager van Ebbinge), iemand van Ondersteuning, een medewerker van Finance en een externe projectmanager die de controle zou houden over de twee projecten. Ook hielden zij in de gaten dat er gekeken werd naar de virtualisatie van de servers en de schaalbaarheid van de oplossing.

Invulling RFP door Socia
Bodt heeft samen met engineers binnen Socia de RFP bestudeerd en binnen een week bepaald of de wensen van Ebbinge haalbaar waren. Op basis van ervaring door voorgaande projecten, stelde Socia het merk Dell voor, met SonicWALL voor de beveiliging. Dell kan namelijk een totaaloplossing met serversysteem, storage, clients en beveiliging bieden, die voor Ebbinge het beste resultaat zou opleveren. Bovendien zou dankzij een Virtual Private Network (VPN) schaalbaarheid mogelijk zijn zonder grote investeringen. De oplossing was gelijk al toekomstbestendig.

Voor de mobiliteit is een remote access-omgeving voorgesteld. Medewerkers en consultants kunnen hierdoor thuis of tijdens een bezoek bij de klant inloggen en eenvoudig bij alle benodigde informatie komen. Daarnaast stelde Socia voor om gebruik te maken van een Microsoft
System Center 2012 R2 Configuration Manager, om het beheer zo overzichtelijk mogelijk te krijgen.

Socia gaf vertrouwen
“Voor ons was het heel belangrijk dat we vertrouwen hadden in de IT-partij. De opdracht was een enorme uitdaging, omdat ons hele ICT-landschap omver getrokken zou worden en weer moest worden opgebouwd, terwijl de winkel gewoon open zou zijn”, legt Ebbinge-partner Van de Velde uit. Uiteindelijk is Socia gekozen om drie redenen. Ten eerste was de RFP heel volledig en tijdig, waar de klantgerichte benadering goed in naar voren kwam. Van de Velde: “Uit de RFP van Socia bleek dat ze alle moeite wilden doen om in de korte tijd die geboden was de oplossing te leveren. Ze wisten dat de planning key was en dat hun werkzaamheden samen moesten vallen met de al geplande oplevering van het nieuwe databasesysteem.” De partijen hebben samen gesproken en Socia gaf het vertrouwen dat Ebbinge wilde ervaren. Ten slotte speelde de prijs-kwaliteitverhouding een rol.

Veilig VPN tussen Amsterdam en Brussel
Ook de vestiging in België is bij de verandering betrokken. Vanuit Ebbinge bestond de wens dat de medewerkers in Brussel konden werken op de IT-infrastructuur van Amsterdam, zodat het niet meer nodig was om eens in de zoveel tijd voor ICT-vraagstukken naar België te rijden. Socia heeft daarom een veilig (SSL-gecertificeerd) VPN tussen de twee locaties geconfigureerd. Hiervoor is eenmaal een bezoek in Brussel nodig geweest, voor de instellingen van de firewall. Na de implementatie is tevens de firewall van heel Ebbinge een tijdje remote gemonitord.

Implementatiefase van 2,5 maand
Dat snelheid geboden was, was direct duidelijk. De opdracht was eind juli 2013 vrijgegeven en vanaf 1 september kon Socia beginnen met het project dat medio december van dat jaar afgerond moest zijn. Al met al was er dus slechts 2,5 maand om de RFP na gunning goed te onderzoeken, erover te onderhandelen, alle spullen op tijd geleverd te krijgen en het oude systeem daadwerkelijk over te zetten naar het nieuwe systeem. Bodt vertelt: “Op voorhand zeiden we bij Socia al tegen elkaar dat we onze afspraken na wilden komen. Daarom hadden we vooraf alles goed uitgezocht en vastgelegd, ook met de leveranciers. Op basis van ervaring hadden we wel een aantal dagen of weken ingecalculeerd als vangnet. Als reseller ben je namelijk altijd afhankelijk van andere partijen, en zelf willen we onze klant niet teleurstellen. Dat stukje risico moet je voor zijn.” Zoals bij ieder grootschalig IT-project, ging er hier ook wel eens iets niet helemaal volgens planning. Bodt telefoneerde dan achter de schermen met Dell om dergelijke punten op de lossen. “Soms werden geen kabels of niet de juiste kabels meegestuurd, dan kan ik best harde eisen stellen aan de leverancier en wil ik dat zij ervoor zorgen dat ik binnen een uur al het materiaal nog ontvang.”

Bodt begreep dat flexibiliteit en snelheid in dit project erg belangrijk waren. “Samen met Maarten en met onze engineers hadden we voor dit project een planning gemaakt. Veel werkzaamheden vonden uiteindelijk plaats buiten werktijd of in het weekend. Dit is bij voorhand de flexibiliteit die wij willen tonen. Als het nodig is om drie stappen harder te lopen, dan doen we dat”, geeft hij aan.

Voorafgaand aan de RFP was er al een relatie tussen Socia en Ebbinge. Van de Velde: “Vertrouwen is de basis van zakendoen. Martijn had namens Socia al eerder zijn best gedaan om ons zo goed mogelijk uit de brand te helpen. Bij het uitvallen van een server of het vervangen van een storage-unit leverde hij dan ad-hoc nieuwe servercomponenten.” Bodt: “Samen met Maarten Swart hield ik mij bijvoorbeeld bezig met het compliant maken van de benodigde Microsoftlicenties.”

Snelheid internet en Wi-Fi van groot belang
“Omdat de database in de cloud zit en een enorme hoeveelheid data over de datalijn moet kunnen, is snelheid van internet voor ons heel belangrijk”, vertelt Van de Velde. Vooral voor de Wi-Fi-verbinding betekende dit een grote uitdaging. Bodt: “We hebben eerst gekeken naar access points, daarna intensief met Maarten en met Dell geprobeerd dit punt aan te pakken, maar dit was niet geheel naar wens. Uiteindelijk is er toch een andere fabrikant bijgehaald; Aruba Networks. Aruba heeft veel ervaring met Wi-Fi-projecten en dankzij hen bereiken we nu bij Ebbinge toch de maximale snelheid. Dat is vrij uitzonderlijk.”

Even wennen
Qua software heeft Socia voornamelijk het nieuwste Microsoft Office-pakket en de serverlicenties aangeboden aan Ebbinge. Bij Ebbinge was men snel positief. “Van de medewerkers hoorde ik dat ze even moesten wennen aan de nieuwe Office-omgeving, maar verder is de overgang heel smooth verlopen. Dat was ook onze bedoeling, omdat het veranderen van het databasesysteem al genoeg verwarring met zich mee zou brengen.” Van de Velde is heel enthousiast over hoe Socia dit heeft opgelost. “Natuurlijk moest er achteraf nog wat bijgepoetst worden, maar 98 procent draaide al direct prima. De eindgebruikers hebben eigenlijk niks gemerkt van de implementatie van de nieuwe infrastructuur. Ze zagen het vooral als een cadeautje. Maar ook na die eerste blijdschap blijkt het gebruiksgemak goed”, zegt Van de Velde.

Dit komt grotendeels doordat de configuratie van de systemen vooraf gedaan is bij Socia op locatie. Bodt vertelt: “De oplevering gebeurde gefaseerd. Eerst vervingen we de switches, daarna de firewall, de servers en de storage. Doordat we dit bij ons op locatie konden voorbereiden, was de ballast voor Ebbinge zo klein mogelijk. Zij moesten gewoon kunnen doordraaien.” De uiteindelijke overdracht is in één weekend gerealiseerd, omdat de opleveringen niet gelijk live waren gezet. Van de Velde: “Wat ik vooral goed vond, was dat het binnen een week gelukt is om onze systemen van 2003 naar 2013 om te zetten. Dit moest in twee stappen gebeuren.

Wat is de rol van Socia nu?
Socia staat na de implementatie van een halfjaar geleden nog steeds paraat voor Ebbinge. Van de Velde: “Zelf ben ik inmiddels niet meer betrokken bij het ICT-verhaal, maar ik weet dat Maarten indien nodig nog contact heeft met Martijn en de engineers van Socia. Het gaat nu om een volwaardig partnership, voor een langere tijd. Langdurige relaties zijn key voor Ebbinge.”

“Als je er vertrouwen in hebt dat de andere partij er alles aan doet om iets op te lossen of om ervoor te zorgen dat het niet meer voorkomt, is de relatie goed. Tijdens dit project ervoeren wij een goede samenhang, samenspraak en daarmee een soepel project. Het is bijna jammer dat alles zo soepel is verlopen, want nu hebben we Socia minder vaak nodig!”, lacht Van de Velde. “Maar de wereld staat natuurlijk niet stil en er zijn straks wel weer nieuwe dingen nodig. Dan hebben wij in Socia een goede ICT-partner.”